Kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące przychody pochodzące ze sprzedaży detalicznej.

Każdy sprzedający, którego przychody przekroczyły graniczną wartość określoną przez Ministerstwo Finansów, jest obowiązany do rejestracji sprzedaży detalicznej przy pomocy kasy lub drukarki fiskalnej.

Po zakończeniu każdego dnia sprzedaży, użytkownik ma obowiązek wykonać na kasie tzw. raport dobowy fiskalny. Podczas wykonywania tego raportu, całodzienny utarg zostaje trwale zapisany do modułu fiskalnego kasy.

Kasy są zaprogramowane listą wszystkich towarów, które znajdują się w sklepie. Kasa pamięta co najmniej kod kreskowy, nazwę, cenę i stawkę VAT każdego towaru. Po zeskanowaniu kodu kreskowego towaru kasa znajduje go w swojej bazie, drukuje na paragonie i rejestruje w licznikach fakt sprzedaży tego towaru. Liczniki te mogą być później odczytywane przez operatora bezpośrednio na kasie lub zdalnie – przez program magazynowy zarządzający pracą sklepu, w celu obliczenia aktualnego stanu towarów na magazynie.

Kasy fiskalne drukują co najmniej 2 kopie paragonów: dla klienta, oraz na rolce kontrolnej do archiwum. W kasie jest zamontowany jeden z dwóch rodzajów mechanizmów drukujących:

Drukarka igłowa (mozaikowa). Jest głośna, ale charakteryzuje się dużą trwałością druku, co ma znaczenie w przypadku urządzeń fiskalnych, gdzie archiwalne rolki kontrolne należy przechowywać przez okres 5-ciu lat. Mimo że konstrukcja drukarek igłowych nie jest nowatorska, to są one z powodzeniem stosowane w modułach fiskalnych właśnie ze względu na trwałość druku;
Drukarka termiczna. Jest bardzo cicha i szybka, lecz charakteryzuje się bardzo krótką trwałością druku. Dla potrzeb fiskalnych, archiwalne rolki papieru termicznego należy przechowywać w odpowiednich warunkach (chłód), co nie jest możliwe w każdym sklepie. Dlatego nie są one rozwiązaniem idealnym w tym wypadku.